Workflow module Progress Portaal (Pro6)

Introductie

Met de module Pro6 kan de student zich aanmelden voor een bepaald proces (b.v. afstuderen) dat uit een aantal stappen bestaat. Eén stap kan zijn dat de student een vakkenlijst opstelt die moet worden goedgekeurd door de opleiding. Er vindt dan een automatische controle plaats of alle vakken op de lijst met een voldoende zijn afgerond. De stappen waaruit een proces bestaat zijn flexibel in te delen. Er kunnen ook meerdere processen worden gedefinieerd (b.v. aanmelding propedeuse, aanmelding bachelor) die wellicht uit verschillende stappen bestaan.

Intekenen op een proces door de student vindt plaats via de intekenmodule van Progress Portaal. Hierdoor kan worden geprofiteerd van alle features van de intekenmodule zoals uitsluiting (b.v. alleen een student met minimaal 160 EC mag zich voor een bachelorexamen aanmelden) en capaciteit (er is plaats voor maximaal 30 afstudeerders in februari).

Processen beheren

Via “Beheer > Intekenen > Extra” is het mogelijk een nieuw workflow-proces aan te maken, of om een bestaand proces te beheren.

Hieronder staat een uitleg van de verschillende opties:

Een nieuw proces aanmaken

Om een nieuw proces aan te maken volgt u de volgende stappen:

1. Navigeer naar “Beheer > Intekenen > Extra > Overzicht gedefinieerde workflowprocessen”

2. Klik bovenin op “+ Toevoegen”

3. Vul de nodige velden in.
   Indien het afstudeerproces een cijferlijst nodig heeft dient u het veld “Inclusief cijferlijst” aan te vinken. De stap “alles op de vakkenlijst behaald” word dan automatisch aan het proces toegevoegd.

4. Klik op “Bewaar”

U gaat nu terug naar het scherm van stap 1. Hier kunt u uw nieuwe proces vinden door te sorteren op het procesnummer. Het nieuwe proces zal het hoogste procesnummer hebben. Klik op de titel om het proces te beheren. U ziet nu de huidige stappen die in het proces zitten.

Een nieuwe stap toevoegen

Aan het proces kan een nieuwe stap worden toegevoegd door op “nieuw” te klikken. Dan verschijnt het volgende scherm:

In het algemeen dient voor de soort “standaard” gekozen te worden. Indien bij het veld “komt na” een stap wordt gekozen, dan kan deze stap pas worden afgerond indien de stap die bij “komt na” is gekozen al is afgerond.

Indien bij het veld “gekoppeld aan gebruikersprofiel” een gebruikersprofiel is gekozen, dan kunnen alleen Progress Portaal gebruikers die aan dat profiel zijn gekoppeld de stap afronden. Dit maakt het mogelijk om verschillende groepen gebruikers (bijvoorbeeld de onderwijsadministratie of examencommissie van uw faculteit) verschillende stappen af te laten ronden voor de student. Als u wil dat de student de stap zelf uitvoert, dan dient dit veld leeg gelaten te worden.

Per proces kan een standaard mailtekst voor goedkeuren en afkeuren worden gekozen (deze standaard mailteksten worden getoond en beheerd onder “overzicht standaard email teksten”, zie hierboven).

Type stappen

Het systeem bevat de volgende soorten stappen:

1. Standaard: standaard workflow stap, hieraan hangt geen extra functionaliteit.

2. Vastleggen vakkenlijst: Vastleggen van vakkenlijst door student (of medewerker). Er moet een stap van deze soort zijn bij een proces dat een vakkenlijst heeft. Nadat de student zijn vakkenlijst heeft vastgelegd kan hij niets meer wijzigen.

3. Goedkeuren vakkenlijst: Vakkenlijst goedgekeurd door een bevoegd persoon (bijvoorbeeld de examencommissie). Wordt gebruikt in het overzicht, en bij het al dan niet afronden van de automatische stap (alles op lijst behaald).

4. Vakkenlijst afgerond: Deze stap kan worden toegevoegd om het proces stil te zetten totdat de student alle vakken heeft behaald. Bij een proces met een vakkenlijst wordt elke nacht het volgende gecontroleerd:

   • is de vakkenlijst goedgekeurd?

   • zijn alle vakken van de vakkenlijst behaald?

   • bevat het proces een stap van de soort 'Vakkenlijst afgerond' die nog niet afgevinkt is?

Als aan deze voorwaarden is voldaan dan wordt de stap van de soort 'Vakkenlijst afgerond' automatisch afgevinkt, met als datum de datum van het resultaat van de vakkenlijst met de hoogste datum. Deze datum kan een indicatie zijn voor de examendatum van de student.