Skip to ContentSkip to Navigation
University of Groningenfounded in 1614  -  top 100 university
EDU Support Blackboard Faculty Admin Progress BSA VSA Versturen

VSA Versturen

Het VSA-proces bestaat uit drie stappen:

  1. De brieven aanmaken (zonder ze nog te versturen).

  2. De aangemaakte brieven (steekproefsgewijs) controleren.

  3. De aangemaakte brieven na controle daadwerkelijk versturen of afwijzen.

1. Aanmaken brieven, zonder versturen

  1. Kies de eigen organisatietak.

  2. Ga naar hoofdtabblad Studievoortgang

  3. Ga naar menu BSA.

    1. Gebruik de volgende filters:

      1. Nu ingeschreven

      2. Alle startmomenten

      3. Met en zonder bijzondere omstandigheden

      4. BN (moet aan BSA voldoen, in behandeling)

      5. Met en zonder handmatig

      6. Alle categorieën

      7. Met en zonder examen

      8. Wel en niet afgerond

      9. Alle curricula

      10. Alle titels

  4. Voeg een extra filter toe met 'BS' < 01-02-2022 (dit zorgt ervoor dat studenten die begonnen zijn op 1 februari geen VSA brief krijgen).

  5. Controleer via “Toon aantal” of het aantal rijen overeenkomt met de verwachting.

  6. Selecteer alle regels.

  7. Klik op 'Communicatie' op de Multi-select rij.

  8. Vul de volgende waarden in:

    1. Type: Voorlopig studieadvies

    2. Taal: Voorkeurstaal student (NL/EN) (uitzondering voor FSE en UCG en CF: kies "Engels").

    3. Medium: E-mail

    4. Vul indien gewenst een antwoordadres in wanneer het nodig is dat studenten op het bericht kunnen reageren, of pas het afzenderadres hierop aan.

    5. Mededeling: kies “BSA - VSA (Rijksuniversiteit Gronigen)”. Hiermee worden de onderwerp-velden (NL en EN) en de berichttekst (NL en EN) automatisch ingevuld.

    6. Scroll voorbij de emailteksten verder naar beneden naar “Brief template” en kies “Voorlopig studieadvies (Rijksuniversiteit Groningen)” (let op, dit is de tweede optie)

    7. Uniek: vinkje uit

    8. Direct versturen: vinkje uit

  9. Klik vervolgens op 'Genereer document'.

  10. Ga naar Beheer > Communicatie > Verzameldocumenten (Progress gaat daar vanzelf naar toe).

  11. Op de bovenste regel is een ‘taak’ te zien welke de berichten met bijlages aanmaakt. Druk een paar keer op F5 totdat de status “Draaiend” in de kolom “status” op de bovenste regel verschijnt. Wacht vervolgens enkele minuten en ververs (zo nu en dan) het scherm (F5), totdat de taak "Klaar" is (kolom “status”). Het aanmaken kan enkele minuten duren.

De VSA brieven zijn nu voor de geselecteerde studenten aangemaakt, zonder dat deze verstuurd zijn. 

2. Controleren brieven

Het bekijken van de conceptbrieven kan op meerdere manieren:

Optie 1

  1. Ga naar Studenten. Selecteer/zoek de juiste student en ga naar Studiebegeleiding > Communicatie

  2. Open de pdf bij de student door op de bestandsnaam te klikken

Optie 2

  1. Ga naar Studievoortgang > BSA en kies een student door op de naam te klikken

  2. Ga naar Studenten > Studievoortgang > Communicatie

  3. Open de pdf bij de student door op de bestandsnaam te klikken

Optie 3

  1. Ga naar Studievoortgang > Communicatie/Documenten

  2. Zet het filter op “Mijn niet verstuurde berichten”

  3. Open de pdf bij de student door op de bestandsnaam te klikken

Controleer de email en het pdf bestand. Doe dit bij meerdere studenten steekproefsgewijs.

NB: Extra controle in februari 2022

In februari 2022 geldt dat er sprake is van twee soorten normen: een verlaagde norm voor studenten die zijn begonnen in studiejaar 2021-2022, en de reguliere norm voor studenten die eerder zijn begonnen.

Zie voor meer informatie de helppagina over de normverlaging.

Controleer (steekproefsgewijs) voor beide groepen studenten zowel de “rode”, “oranje” en “groene” brieven. Controleer in de brieven de genoemde norm (welke wordt afgeleid uit het gekoppelde pakket).

3. Brieven versturen of afwijzen

Wanneer alle controles zijn gedaan, en akkoord bevonden, dan kunnen de brieven worden verstuurd. Zie hiervoor het stappenplan hieronder.

Als bij de controles een fout naar voren komt, moeten de brieven afgewezen worden. Daarna kan een nieuwe selectie gemaakt worden om nieuwe brieven te genereren. Zie hiervoor ook het stappenplan hieronder.

Versturen:

  1. Ga naar Beheer > Communicatie > Verzameldocumenten

  2. Selecteer juiste rij.

  3. Selecteer 'Verstuur'.

  4. Klik ter bevestiging op 'Versturen'

  5. De brieven worden nu daadwerkelijk verstuurd. Het kan enige tijd duren voordat dit bij alle studenten zichtbaar is.

Afwijzen:

  1. Ga naar Beheer > Communicatie > Verzameldocumenten

  2. Selecteer de juiste rij.

  3. Selecteer 'Verwijderen'.

  4. Klik voor bevestiging nogmaals op 'Verwijderen' om de conceptbrief te verwijderen. De aangemaakte VSA brieven zullen nu bij de student worden verwijderd.

  5. Ga terug naar Studievoortgang > Communicatie om te controleren of de brieven zijn verwijderd.

  6. De brieven kunnen nu opnieuw worden gegenereerd, zoals hierboven beschreven onder “Aanmaken brieven, zonder versturen”.

Last modified: 25 February 04:15 PM
In need of immediate support? 050 - 363 82 82
Follow Nestorsupportfacebook twitter youtube